Betriebsvereinbarung
Es empfiehlt sich zur rechtlichen Absicherung und um den Mitarbeitern Transparenz über die bei der Nutzung des Wissensmanagementsystems erhobenen Daten und deren Weiterverarbeitung zu verschaffen, eine sogenannte Betriebsvereinbarung abzuschließen und diese zum Bestandteil des Arbeitsvertrages zu machen. Das folgende Beispiel ist nur rudimentär, für die Gültigkeit sind weitere formale Angaben notwendig.
Beispiel einer Betriebsvereinbarung zum Datenschutz
Speicherung personenbezogener Daten
Zur Unterstützung der Zusammenarbeit werden folgende Daten gespeichert:
Inhaltsdaten zu Mitarbeitern:
Personenbezogene Daten des Mitarbeiters für die Benutzerverwaltung und das Wissensmanagement-interne Mitarbeitverzeichnis. Dies sind:
Name, Email, Telefon, Standort, NICHT aber Geburtsdatum und Anschrift
Personenbezogene Daten in Profilen
Nutzungsdaten:
- Wann wurde welches Objekt von wem abgerufen.
- Einlog-Zeiten und Name
Vereinbarungen zur Auswertung erfasstrer Daten
- Minimalität
alle im System vorhandenen Reports werden mit dem Datenschutzbeauftragen abgestimmt.
- Transparenz
alle im System vorhandenen Reports sind allen internen Nutzern im gleichen Maße zugänglich
- Auswertungen
es finden keine Auswertungen personenbezogener Daten mit dem Ziel der Leistungs-/ Verhaltenskontrolle statt.
(Quelle: Vorlesungsunterlagen »Informatik und Gesellschaft – Datenschutzprobleme beim Wissensmanagement«, Thomas Herrmann, Marcel Hoffmann, Universität Dortmund, 15.11.2001)